Prenos zaloge ob novem letu

Prenos zalog se ne izvaja samodejno (avtomatsko), ker je pred prenosom potrebno najprej preveriti ali je stanje zaloge v računalniku, usklajeno z dejanskim stanjem.

V teh navodilih, bomo opisali postopek prenosa zaloge iz leta 2017 na 2018


OPOMBA: pred koncem leta in ne že v novem letu, je potrebno narediti uradno inventuro, s katero uskladimo knjigovodsko stanje zaloge z dejanskim stanjem zaloge. Žal še vedno vse prepogosto, prejemamo klice konec meseca Januarja ali celo v Februarju, da še ni bil narejen popis za preteklo leto.

Uporabnik je dolžan, da že med letom spremlja zalogo artiklov, kajti le na ta način lahko dovolj hitro odkrijemo napako pri prevzemu artiklov ali napako v šifrantu. Zaradi tatvin znotraj kolektiva, pa je spremljanje zaloge zelo pomembno tudi za samo poslovanje, kajti manjko zaloge mora nekdo plačati.

Če želite preprečiti prodajo v minus in na ta način dobiti sprotna opozorila, da z vašo zalogo nekaj ni v redu, lahko v nastavitvah blagajne vklopite opozorilo o negativni zalogi ali celo onemogočite prodajo v minus. Nižje v tej objavi pri rubriki 'Kako preprečim prodajo v minus' si lahko pogledate, kako vklopiti opozorilo o negativni zalogi oz. onemogočiti prodajo v minus.


Kontrola zaloge pred prenosom

Preden opravimo prenos zaloge, preverimo stanje zaloge v računalniku (knjigovodsko stanje). Če smo v zadnjih dneh starega leta že naredili popis blaga (inventuro), presenečenj ne bi smelo biti.

V osnovnem oknu kliknemo na 'Pregledi' (Slika 1).



Razširimo skupino Trgovina (slika 2) ali Gostinstvo (Slika 3), odvisno od tega katero vrsto artiklov prodajamo. Če prodajamo tako trgovske kot gostinske artikle, seveda preverimo zalogo obeh.



Slika 2Slika 3

Predvsem je pomembno, da preverimo stanje zaloge na zadnji dan v letu, zato parameter 'Datum/ura' nastavimo na '31.12.2017 23:59'. Če ste zadnji dan v letu prodajali artikle je zelo pomembno, da tudi uro nastavite na '23:59' !!

Program bo ob prenosu zaloge, povzel stanje zaloge, ki je bilo dne 31.12.20017 ob 23:59 uri in jo prenesel na naslednje leto kot začetno stanje.

Ker negativno stanje zaloge po zakonodaji ni dovoljeno, moramo tudi preveriti ali imamo ob koncu leta kak artikel z negativno zalogo. Parameter 'Zaloga' zato nastavimo na 'Samo artikli z negativno zalogo', ostale parametre pa nastavimo glede na parametre na sliki 4.


Slika 4

Kliknemo na gumb 'Osveži'. Na zaslonu bomo dobili prikaz vseh artiklov z negativno zalogo. Če inventure še nismo naredili, lahko s pomočjo inventure uskladimo knjigovodsko stanje z dejanskim stanjem. Če gre le za manjše število artiklov, pa lahko tudi ob prenosu zaloge, nastavimo, da se iz negativnih zalog, avtomatsko izdela inventurno stanje s katerim vse negativne zaloge, program samodejno prenese na inventurni višek.

Prenos zaloge


V osnovnem oknu kliknemo na link 'Inventura' (Slika 5).


Slika 5

V obrazcu, ki se odpre kliknemo na gumb 'Prenos stanja ob novem letu' (Slika 6).


Slika 6

Odpre se obrazec nov obrazec (slika 7).


Slika 7


Leto se že samodejno nastavi na leto na katero delamo začetno stanje, tako da letnice načeloma ne popravljamo. Izberemo še ali delamo prenos trgovskih ali gostinskih artiklov, ter nastavimo kaj želimo narediti z negativno zalogo. Seveda le v primeru če smo v predhodnem koraku ugotovili, da obstajajo artikli z negativno zalogo. Če negativne zaloge nismo ugotovili, nastavitev za negativo zalogo ne bo imela nobenega vpliva, tako da je vseeno kaj izberemo. Če pa smo ugotovili, da imamo artikle z negativno zalogo, pa lahko izberemo:

  • Pusti negativno zalogo: preneslo se bo stanje negativne zaloge. To pomeni, da če smo npr. zadnji dan v letu imeli zalogo artikla 'Radenska 0,25 STK.' 10 v minus, se bo negativno stanje 10KOS preneslo v leto 2018. To ponavadi storimo če čakamo dobavnico oz. iz katerega drugega razloga.
  • 'Negativno zalogo daj na 0': program bo prenesel le pozitivno stanje zaloge. Pri artiklih, ki so imeli negativno zalogo, pa bo prenesel stanje 0
  • 'Negativno stanje, daj na inventurni višek': če imate negativno zalogo, je za vas to najboljša izbira. program bo samodejno ustvaril inventuro na zadnji dan v letu in vse artikle z negativno zalogo, dal na inventurni više. POZOR: to ni bližnjica, kajti inventura ne bo namesto vas uskladila knjigovodskega stanja zaloge v računalniku z dejanskim stanjem. Je le pripomoček, da se izognemonegativni zalogi ob prehodu na novo leto.

Ko napravimo prenos za vsa skladišča (če imamo več kot eno), napredimo kontrolo prenosa. Izpis stanja zaloge na 31.12.2017 ob 23:59, mora biti enako stanju zaloge na dan 01.01.2018 ob 00:00 Če se stanje ujema, najlaže ugotovimo, če primerjamo skupni znesek zaloge po nabavni ceni.


Kako preprečim prodajo v minus


V osnovnem oknu v meniju kliknemo na 'Nastavitve' in iz menija izberemo 'Nastavitve licence' (Slika 8).


Slika 8

Odpre se obrazec z nastavitvami. Kliknemo na zavihek 'Blagajna' (Slika 9).



V desnem delu, v rubriki 'Preverjaj zalogo pri prodaji' lahko nastavimo ali naj nas program samo opozarja ali tudi onemogoči prodajo v minus. Če izberemo samo vrednost 'Preverjaj' nas bo program samo opozarjal, če pa izberemo 'Preverjaj .... ne dovoli', pa bo opozarjal in ne bo dovolil prodaje v minus.


Dokumenti