Prenovljen modul za vnos in urejanje SEPA trajnikov (pogodb) s pomočjo predlog

Z mesecem Aprilem je v novi verziji programa eKlik, na voljo prenovljen modul za urejanje SEPA trajnikov. V nadaljevanju smo pripravili navodila za delo z novim modulom.

Vnos predlog

Pred pričetkom vnašanja pogodb prek prenovljenega modula, je potrebno vpisati vsaj eno predlogo. V osnovnem oknu programa eKlik, kliknemo na link 'Predloge (Slika 1).


Slika 1

V zgornjem levem delu obrazca, kliknemo na gumb 'Dodaj'. Odpre se obrazec za vnos predloge. Opis polj:

  • 'Naziv predloge': poljubno poimenujemo predlogo
  • 'Dan bremenitve': na kateri dan v mesecu se dela bremenitev. Običajno 8, 18 ali 28 v mesecu
  • 'Št. obrokov': koliko obrokov se naredi ob vnosu pogodbe. Običajno 12, kar pomeni 12 mesecev
  • 'Valuto obroka zamakni za': običajno je tukaj vrednost 1. Nastavitev je specifična!
  • 'Vrsta pogodbe': po privzetem sta na voljo 2 tipa. 'Direktna bremenitev' ali pa 'Plačilo na recepciji'. Če je 'Direktna bremenitev' pomeni, da bo sklenitelj pogodbe obroke plačeval prek banke, če pa izberemo 'Plačilo na recepciji', pa pomeni, da bo sklenitelj pogodbe, obroke poravnaval z gotovino ali kartico na recepciji. Načeloma gre za skupino oz. vrsto pogodbe.
  • 'SEPA Bremenitev': naredimo kljukico, če bomo obroke pošiljali na banko za plačilo prek TRR
  • 'Avtomatsko podaljševanje': na pogodbi lahko vklopimo ali se samodejno podaljšuje. Za vklop avtomatskega podaljševanja, naredimo kljukico
  • 'Avtomatsko generiraj naslednjih x obrokov': vpišite vrednost 6 ali manj. V Sloveniji je max. vrednost 6!
  • 'Odpoved pogodbe x mes. pred potekom': Zadnji obrok pogodbe se samodejno usklajuje z datumom poteka pogodbe. Ta nastavitev definira, koliko pred potekom pogodbe se bo slednja samodejno podaljšala za št. obrokov, ki so definirani s parametrom 'Avtomatsko generiraj naslednjih x obrokov' 
  • Na predlogi, lahko še definiramo, katera postavka se doda prek predloge, ki jo dodajamo


Slika 2

Ko nastavimo vse parametre in na predlogo dodamo postavko, ki bo vezana na predlogo katero vnašamo, vnos predloge potrdimo s klikom na gumb 'Potrdi'. Sedaj zapremo obrazec za dodajanje in urejanje predlog oz. dodamo še več predlog.

OPOMBE: Predloge lahko poljubno urejamo in dodajamo. Ko vnašamo pogodbo nam izbira predloge olajša delo pri nastavljanju številnih parametrov. Ob vnosu pogodbe, lahko po izbiri predloge, parametre za posamezno pogodbo poljubno popravljamo.


Vnos in urejanje pogodb

V osnovnem oknu izberemo link 'Vnos in urejanje' (Slika 1). Odpre se obrazec z vsemi že vpisanimi pogodbami (Slika 3).


Slika 3

V pregledu pogodb lahko te filtriramo glede na filtre v levem delu obrazca. Z dodajanjem ali odvzemanjem kljukic, lahko označimo posamezne pogodbe in jih s klikom na gumb 'Izvoz tabelaričen', prenesemo v Odložišče ali neposredno zapišemo v Excel preglednico. Z dvoklikom na vrstico pogodbe ali s klikom na gumb 'Popravi', lahko odpremo pogodbo in jo urejamo.

Na skrajni desni strani tabele je dodano polje 'Št. obrokov'. Če kliknemo na naslovno vrstico stolpca, bomo pogodbe razvrstili po številu pripravljenih obrokov. S pomočjo tega stolpca hitro pridemo do pregleda pogodb, ki nimajo nobenega obroka.

Vnos nove pogodbe

V zgornjem levem delu obrazca, kliknemo na gumb 'Dodaj' (slika 3). Odpre se obrazec za vnos nove pogodbe (Slika 4). 


Slika 4

Najprej izberemo eno od predhodno vpisanih predlog. Po izbiri predloge, se bo večina parametrov samodejno nastavila glede na nastavitev Predloge. Vpišemo še 'Naziv pogodbe' (poljuben naziv) in interno št. pogodbe, če trajnike vodite po lastnih zaporednih številkah.

Obvezna je še izbira 'Sklenitelj pogodbe', če je plačnik pogodbe druga oseba, pa nastavimo še parameter 'Plačnik pogodbe'. POMEMBNO je, da ima 'Sklenitelj pogodbe' vpisan TRR račun oz. da ima TRR vpisan 'Plačnik pogodbe', če je 'Plačnik pogodbe' druga oseba kot sklenitelj pogodbe. Če je 'Sklenitelj pogodbe' ista oseba kot 'Plačnik pogodbe', potem izberemo samo sklanitelja pogodbe.

Storitev, ki se bo mesečno obračunala na pogodbi bo že dodana. Če jo želite zamenjati morate najprej dodati novo postavko in nato izbrisati obstoječo.

Prede potrdimo vnos nove pogodbe preverimo vse parametre in postopek zaključimo s klikom na gumb 'Potrdi'.

Urejanje pogodbe

V pregledu pogodb poiščemo pogodbo, ki jo želimo urejati. Obrazec za urejanje odpremo z dvoklikom na pogodbo ali s klikom na gumb 'Popravi'. Odpre se pogodba (Slika 5).



Na urejanju pogodb, lahko brišemo in dodajamo postavke na posameznem obroku, dodajamo nove obroke s klikom na gumb 'Dodaj obroke' ali iz obroka kreiramo A4 račun. Plačilo A4 računa je mogoče le prek nakazila na TRR. Plačilo z gotovino ali kartico ni mogoče!

Ob prekinitvi pogodbe, vpišemo datum v polje 'Prekinitev pogodbe'.

Pod zavihkom 'Računi' lahko pregledamo vse že izstavljene račune, ki so vezani na pogodbo v urejanju.

Prek zavihka 'Dnevnik dogodkov', lahko na pogodbo dodajamo opombe in pregledujemo tudi sistemske opombe, ki se dodajajo samodejno npr. ob zamrznitvi ali avtomatskem podaljševanju pogodb.


OPOZORILA:
  • Ko dodajamo pogodbo in želimo, da sklenitelj pogodbe pri prvem obroku plača tudi članarino, članarine NE SMEMO dodati ob dodajanju nove pogodbe! Če boste to storili, bo program dodal članarino na vseh 12 obrokov. Če želite k prvemu obroku dodati tudi članarino, potem najprej dodajte pogodbo brez članarine. Nato novo dodano pogodbo odprete in na prvi obrok dodate članarino.
  • funkcijo BRISANJA obrokov je potrebno uporabljati zelo previdno, še posebej v primeru, ko imamo nastavljeno avtomatsko podaljševanje obrokov. Datum zapadlosti zadnjega obroka je sinhroniziran z datumom veljavnosti pogodbe! Če boste izbrisali zadnja 2 obroka in imeli vključeno opcijo avtomatskega podaljševanja, bo program samodejno ponovno ustvaril nove obroke!




Dokumenti