Vnos računa A4

V osnovnem oknu izberemo opcijo 'Račun' (Slika 1).


Slika 1

Odpre se nam okno v katerem vidimo vse račune izstavljene v tekočem koledarskem letu. Za vnos novega računa, v levem kotu zgoraj, kliknemo na gumb 'Dodaj' in Izberemo opcijo 'Račun' (Slika 2).


Slika 2

Odpre se nam obrazec za vnos novega računa. Najprej se postavimo v polje 'Kupec'. Odpre se nam iskalnik po partnerjih. Poiščemo podjetje ali fizično osebo, na katero želimo, da se glasi račun (prejemnik/plačnik računa) (Slika 3).


Slika 3

Nastavimo lahko še datum zapadlosti (Datum valute) in datum storitve (Datum storitve). Ko nastavimo glavne parametre, se postavimo v desno okno (iskalnik po šifrantu storitev/artiklov) v katerem je celoten šifrant storitev in/ali artiklov (slika 4).


Slika 4

Poiščemo storitev in/ali artikel, ki ga želimo dodati na račun in ga s klikom na tipko ENTER ali z dvoklikom miške, dodamo na račun (v spodnjo tabelo). Vse kar je v spodnji tabeli, bo na računu. V primeru, da na račun dodajamo karto, članarino ali vrednostni bon se lahko pojavi dodatno pojavno okno v katerem nastavimo specifične parametre za karto ali članarino oz. vrednostni bon. Če dodajamo karto ali članarino lahko izberemo kateri stranki (članu) se naj doda karta/članarina in s katerim datumom naj se prične veljavnost, če dodajamo vrednostni bon pa moramo že v pojavnem oknu izbrati kolikšna naj bo vrednost (znesek) vrednostnega bona.

Ko na račun dodamo vse postavke, lahko popravimo količino in/ali ceno postavk oz. postavke pobrišemo. Postavko pobrišemo tako, da nanjo kliknemo z desno tipko miške. Prikaže se izbirni meni. Izberemo opcijo 'Briši' (slika 5).


Slika 5

Če želimo k postavki dodati neko dodatno opombo (opis), na postavko kliknemo z desno tipko miške in iz menija izberemo opcijo 'Opis'. Odpre se novo okno, v katero lahko vpišemo tekst, ki se bo na dokumentu izpisal pod postavko.

Program omogoča tudi dodajanje opomb, ki se nanašajo na celoten dokument. Opombo lahko vpišemo v polji 'Tekst glava' in 'Tekst noge'. Omogočen pa je tudi vpis opombe za lastno evidenco, ki se ne izpiše na dokumentu. Tekst za lastno evidenco vpišemo v polje 'Opombe'.

Preden dokument potrdimo, lahko (zelo priporočeno) naredimo predogled s klikom na gumb 'Tiskaj'. Če kliknemo na desni rob gumba (del s črnim trikotnikom - puščico), lahko izbiramo med različnimi vrstami izpisa (če ima uporabnik nastavljenih več oblik dokumenta - plačljiva storitev). Dokument v tem trenutku še nima številke!


Slika 6

Ko smo dokument pregledali, zapremo predogled in dokument Potrdimo s klikom na gumb 'Potrdi'.

POZOR: ko račun enkrat potrdimo, popravljanje postavk ni več mogoče. Postavko lahko nato le še izbrišemo in dodamo novo postavko, ko pa ponovno naredimo predogled, se tudi novo dodane postavke zaklenejo in jih ponovno ni mogoče več popravljati. Zato priporočamo, da dokument potrdite, ko ga pregledate na zaslonu (predogled).

Sedaj bo dokument dobil številko. Ponovno kliknemo na gumb 'Tiskaj'. Odpre se predogled dokumenta, ki ima sedaj tudi številko. Dokument lahko natisnemo ali shranimo v PDF ali Word (slika 7).


Slika 7

Vnos plačila

Izdanim računom lahko tudi dodajamo podatek ali je bil račun plačan v celoti ali delno. V seznamu poiščemo račun, ki je bil plačan. Z desno kliknemo na račun. Prikaže se izbirni meni (slika 8). Izberemo opcijo 'Dodaj plačilo'.


Slika 8

Odpre se obrazec za izbiro načina plačila in datum plačila (slika 9). Če npr. dan po prejemu plačila na TRR, želimo zabeležiti, da je bil račun plačan, lahko to storimo tudi naknadno. Izberemo način plačila, vpišemo kolikšen del računa je bil plačan in po želji dodamo opombo. Vnos zaključimo s klikom na gumb 'Plačaj' (gumb bo naknadno preimenovan v Potrdi). V pregledu računov bo pri računu pri katerem smo dodali plačilo, vidno kolikšen del je že bil plačan in koliko ostane za plačilo. Slednje velja za račune, ki so bili le delno plačani.



Dokumenti