Pripravite se na prehod na novo leto - inventura in prenos zaloge

Inventura je neizbežni del poslovnega procesa, če želimo novo leto pričeti z dejansko zalogo. Popis zaloge in vnos točnega stanja v informacijski sistem nam omogoči, da bo stanje v programu usklajeno z našo dejansko zalogo.



Preden pričnemo s popisom zalog je potrebno v programu eFin sprožiti preračun zalog (kartic) na artiklih. Na ta način program preveri, če so kartice zaloge usklajene in odpravi morebitne napake. Za preračun zaloge v meniju poiščemo Opcije->Nastavitve in se postavimo na zavihek eFin. V spodnjem delu okna nastavimo datum na 1.1.xxxx Letnico postavimo na aktualno leto. Npr. če popis delamo 22.12.2010 potem datum nastavimo na 1.1.2010 Za preračun še kliknemo na gumn Nov preračun zaloge od dne:' in počakamo, da program javi, da je bil preračun uspešno zaključen. Z gumbom 'Zapri'' zapremo nastavitve.

Za otvoritev nove inventure v meniju izberemo Dokumenti->Popis skladišč. Levo zgoraj kliknemo na gumb [+] Dodaj. Program nas najprej opozori, da zaključimo delo na vseh blagajnah. Opozorilo zapremo z klikom na gumb OK. Odpre se novo okno v katerem nastavimo:
  • ali delamo popis za Trgovske ali Gostinske artikle,
  • po katerem vrstnem redu želimo, da nam program razvrsti artikle (v večini primerov pustimo privzeto nastavitev po imenu artikla),
  • izberemo lahko tudi ali naj naredi popisni list za vse artikle ali samo za artikle, ki so imeli v aktualnem letu kakšen, prevzem ali prodajo,
  • izberemo lahko še skladišče v katerem delamo popis,
  • ali naj izpiše tudi artikle, ki imajo zalogo 0 KOS,
  • ali želimo na popisnem listu tudi podatek o knjižnem stanju zaloge (kakšna je zaloga po računalniku),
Ko izberemo nastavitve, ki nam ustrezajo izbor potrdimo s klikom na gumb 'Potrdi'.

Odpre se popisni list, na katerem je seznam artiklov in stolpci v katere bomo lahko vpisali prešteto (dejansko) stanje po posameznem artiklu. List izpišemo okno zapremo s klikom na gumb 'Close' in se lotimo popisa.

Ko preštejemo vse artikle in stanje vpišemo na popisni list, se vrnemo nazaj pred računalnik in na desni strani izberemo gumb 'Vnos popisne razlike'. Odpre se nam novo okno, v katerem imamo polja kamor lahko vpišemo prešteto stanje po posameznem artiklu. Artikli so razvrščeni po vrstnem redu, ki smo ga izbrali ob otvoritvi popisa (ponavadi po nazivu artikla). Vzamemo popisni list z našo dejansko zalogo in se postavimo v prvo polje. Vpišemo zalogo in vnos potrdimo s tipko ENTER. Program bo avtomatsko skočil na naslednje polje in postopek potrdimo za vse artikle. Ko končamo z vnosom okno zapremo s klikom na gumb 'Izhod'.

Na desni strani je sedaj aktiven tudi gumb 'Izpis viški/manj-ki'. Tukaj lahko izpišemo vse inventurne razlike in na hitro preverimo, pri katerih artiklih prihaja do največjih razlik. Rezultate si lahko natisnemo na A4 list. Predlagam, da za artikle pri katerih prihaja do največjih razlik še enkrat opravite štetje. Če ugotovite, da je prišlo pri štetju do napake, lahko podatek v računalniku popravite, tako da se vrnete nazaj na 'Vnos popisnih razlik' in popravite podatek pri posameznem artiklu.

Ko smo dejansko stanje vnesli v računalnik, lahko preverimo na izpisu viškov in manj-kov, če lahko med artikli naredimo 'Pobot'. To je dokument, na katerega vstavimo sorodne artikle, pri katerih prihaja do razlike v zalogi. Naj navedem na primer:

Na izpisu viškov imamo artikel SOK FRUCTAL JAGODA -10 KOS, na izpisu man-kov pa SOK FRUCTAL BOROVNICA +12 KOS. Očitno so uslužbenci pri prodaji delali napako in namesto okusa Borovnice blokirali okus Jagoda. Zato je zaloga Jagode manjša od dejanskega stanja, Borovnice pa je v presežku. To pomeni, da lahko med tema artikloma naredimo pobot. V oknu za popis skladišč na desni strani izberemo gumb 'Pobot artiklov'. Odpre se obrazec podoben tistemu za vnos prevzemnega lista. Postavimo se v polje za iskanje artiklov in poiščemo artikle SOK FRUCTAL JAGODA. S tipko ENTER artikle dodamo na dokument in vpišemo količino 10. S tipko ENTER potrdimo vnos. Program nas vrne v iskalo okno, kjer sedaj poiščemo artikel SOK FRUCTAL BOROVNICA. S tipko ENTER dodamo artikel na dokument in vpišemo količino +10. Če se sprašujete zakaj 10 in ne 12 KOS je razlaga očitna. Pobot lahko delamo na tisti količini, ki je najmanjša. V našem primeru je to okus Jagoda. Ker je Jagode le 10 KOS v minus lahko delamo pobot na količini 10 in nič več.

Če med popisom ugotovimo, da lahko pobot naredimo za več sorodnih artiklov, potem vse pobotamo na istem dokumentu. Ni potrebno, da za vsak par artiklov delamo ločen pobot.

No večino dela smo opravili in lahko naredimo Zaključek popisa. V oknu Popis skladišč, na desni strani izberemo gumb 'Zaključek popisa'. Program bo na tej stopnji, kreiral dva dokumenta in sicer viške in manjke s katerima bo uskladil stanje v računalniku (knjižno stanje) z dejanskim stanjem, katerega smo ugotovili s popisom.

Če po zaključku popisa izpišemo zalogo, se bo ta povsem ujemala z ugotovljenim dejanskim stanjem, se pravi s stanjem, ki smo ga vnesli v računalnik, kot naše dejansko stanje. V kolikor temu ni tako  kontaktirajte tehnično pomoč podjetja 1 Klik d.o.o., da preveri dokumente in odpravi morebitne napake.
Galerija slik

 
Povezane novice
Ni povezanih novic